Planując lub kupując sprzęt biurowy coraz więcej osób zastanawia się nad poziomem parametru TCO dla danego urządzenia. Jest to coraz popularniejsze określenie, warto zapoznać się z jego opisem i zorientować czego dotyczy. Po pierwsze jest to określenie struktury kosztów związanych za zakupem danego modelu i typu urządzenia. To bardzo ważna informacja na poziomie przygotowywania zakupu, ponieważ można wybrać na wstępie sprzęt najbardziej opłacalny i funkcjonalny dla naszego biura i potrzeb pracowniczych.

Skrót TCO bierze się od angielskiej nazwy Total Cost of Ownership, czyli tłumacząc na język polski znaczy to Całkowity Koszt Posiadania. Nie jest to najlepsza wersja tego stwierdzenia, ponieważ polskie tłumaczenie nie oddaje w pełni sensu i całego pojęcia problemu jaki jest z tym związany. Obliczając TCO, nie bierze się pod uwagę tylko ceny zakupu danego sprzętu, jest to także wydatek jaki możemy ponieść w przyszłości związany z jego użytkowaniem. Brane są tutaj pod uwagę koszty jakie mogą zaistnieć, ale też nie do końca muszą powstać w procesie eksploatacji. Pojęcie TCO postało, aby dać różnym firmom szerszy obraz możliwości jakie mają przed sobą w trakcie wybory sprzętu biurowego.

Nie zapominajmy, że w praktyce z zakupem sprzętu nie kończą się wydatki z nim związane, do tego dochodzi serwis, materiały potrzebne do pracy, wymiana zużytych części itp. TCO stara się brać wszystkie te czynniki pod uwagę, dzięki temu mamy większe pole manewru przy wyborze urządzeń. TCO obliczane dla urządzeń wielofunkcyjnych, daje nam pogląd na koszty związane z eksploatacją na najbliższych kilka lat. Nie jest proste podanie gotowych pomiarów, gdyż trzeba brać bardzo wiele czynników wpływających na poziom tego parametru i przeprowadzić wiele analiz, aby w końcowym etapie podać wzorcowy TCO.